هل شعرت يومًا بأنك مشغول طوال اليوم دون إنجاز أي شيء؟ اجتماعات لا تنتهي، ومكالمات هاتفية لا تُحصى، وتقارير عاجلة، كلها تستهلك وقتك، وتتركك تحت ضغط وقائمة طويلة من المهام غير المنجزة. هل تحتاج إلى تعلم طرق لزيادة إنتاجيتك ومعرفة ما يجب فعله لزيادة إنتاجيتك؟
المشكلة ليست في نقص الوقت أو إضاعته ، بل في عدم وجود نظام ذكي لإدارته.
كيف يمكنك زيادة إنتاجيتك؟ يكمن الجواب في مجموعة من التقنيات المجربة التي ستساعدك على التحكم بيومك. في هذه المقالة، سنقدم لك أهم الطرق لزيادة إنتاجيتك لتحقيق أقصى استفادة من كل ساعة عمل.
الخطوة الأولى في طرق زيادة الإنتاجية : الوعي الذاتي والتخطيط الذكي
قبل الانتقال، عليك أن تعرف مكانك الحالي والوجهة التي ترغب بالذهاب إليها. تبدأ الإنتاجية أيضًا بإدراك عاداتك الحالية ووضع أهداف واضحة.
1 تتبع الوقت
كما تتبع نفقاتك لإدارة أموالك، عليك أن تعرف أين تنفق وقتك. سجّل جميع أنشطتك اليومية لمدة أسبوع في سجلّ أنشطة ، حتى المهام الصغيرة مثل تصفح مواقع التواصل الاجتماعي أو انتظار الرد على بريدك الإلكتروني. سيوضح لك هذا التقرير بدقة أين يُهدر وقتك الثمين.
2 اجعل الأهداف واضحة وقابلة للقياس (تمامًا مثل البوصلة)
أهدافك هي بوصلتك، فهي تُرشدك إلى ما يجب التركيز عليه. الهدف الفعّال يجب أن يتسم بالخصائص التالية:
- محدد : اعرف بالضبط ما تريد.
- قابلة للقياس : يمكنك قياس التقدم الذي تحرزه.
- قابلة للتحقيق : كن واقعيًا ولكن صعبًا.
- ذات صلة : تتوافق مع أهدافك الأكبر.
- محدد بوقت : حدد موعدًا نهائيًا محددًا يجب الالتزام به.
الخطوة 2 في طرق زيادة الإنتاجية: التقنيات الرئيسية لتحديد أولويات المهام وتنفيذها
بعد تحديد أهدافك، حان وقت اتخاذ الإجراءات اللازمة لزيادة إنتاجيتك. هنا يتجلى الفرق بين الأشخاص المنشغلين والمنتجين.
1 فهم الفرق بين المهام الهامة والمهام العاجلة
إن إحدى أهم الطرق لزيادة الإنتاجية هي التمييز بين المهام المهمة والمهام العاجلة .
- المهام الهامة: الأنشطة التي تقربك من أهدافك طويلة المدى.
- المهام العاجلة: الأنشطة التي تتطلب استجابة سريعة ولكنها ليست مهمة بالضرورة (مثل العديد من رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات).
أعط الأولوية دائمًا للمهام المهمة، حتى لو لم تبدو عاجلة.
مصفوفة أيزنهاور (مهمة وعاجلة)
تقوم هذه المصفوفة بتقسيم المهام إلى أربع فئات حتى تتمكن من اتخاذ القرار الصحيح لكل منها بسهولة.
دليل لكل قسم:
مثال: مشروع مُستحق اليوم، أو مشكلة مُلحة في العمل.
أمثلة: التخطيط لأهداف الموسم القادم، تعلم مهارة جديدة، ممارسة الرياضة.
مثال: الرد على الكثير من رسائل البريد الإلكتروني، وتنسيق الاجتماعات، وأعمال المكتب الروتينية.
مثال: تصفح الإنترنت عشوائيًا، وبعض الأنشطة على مواقع التواصل الاجتماعي.
2. استخدم قوة قائمة المهام بشكل صحيح
قائمة المهام الفعّالة لا يجب أن تكون طويلة أو مُرهِبة. في نهاية كل يوم عمل، دوّن ثلاثة أو أربعة أمور مهمة عليك إنجازها غدًا. في اليوم التالي، ابدأ بأهمّها. متعة إنجاز المهام المنجزة تُشكّل حافزًا قويًا لإكمال اليوم.
✅ قائمة نموذجية للمهام الرئيسية لليوم
الأهم
الأولوية الثانية
الأولوية الثانية
طبيعي
شاهد ايضا"
3 تقسيم الوقت والدفعات
الدماغ البشري ليس مصممًا للتبديل باستمرار بين المهام المختلفة.
- التجميع : نفّذوا مهامًا متشابهة معًا. على سبيل المثال، خصّصوا وقتًا محددًا (مثلًا ٣٠ دقيقة) للرد على رسائل البريد الإلكتروني أو إجراء المكالمات الهاتفية.
- تنظيم الوقت : خصص وقتًا محددًا لكل مهمة، والتزم بالتركيز عليها خلال ذلك الوقت. هذه التقنية تساعد على تجنب التسويف.
نموذج الجدول اليومي
- 09:00 – 09:30📧 كتلة الاتصال (التجميع)
- الرد على رسائل البريد الإلكتروني المهمة
- التحقق من رسائل الفريق في Messenger
- 09:30 – 11:00🎯 التركيز العميق (التركيز على الوقت)
إعداد مسودة أولية لتقرير الأداء الشهري
- 11:00 – 11:15☕ استراحة قصيرة
11:15 – 12:00
- 📞 حظر المكالمات (الدفعة)
- اتصل بالعميل X
- اتصل بالمورد Y
الخطوة 3 في طرق زيادة الإنتاجية: التغلب على عوامل ضعف الإنتاجية
جزء من زيادة الإنتاجية هو عدم الانحراف عن المسار الصحيح. يُعدّ تحديد العوائق التي تُعيق إنتاجيتك والقضاء عليها خطوةً أساسية. إليك بعضًا من أكبر أعداء الإنتاجية الذين عليك ترويضهم.
1 التسويف وتأجيل المهام
جميعنا نؤجل أحيانًا. والأسباب الرئيسية لهذا السلوك هي:
- عدم الرغبة في المهمة: إذا لم تكن المهمة جذابة بالنسبة لك، فكر في الرضا الذي ستشعر به بعد إكمالها أو، إذا كان ذلك ممكنا، قم بتفويضها لشخص آخر.
- الخوف من الفشل: قم بتقسيم المهمة الكبيرة إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة وابدأ بالخطوة الأولى.
- عدم الوضوح: إذا لم تعرف من أين تبدأ، فابدأ! اتخاذ الخطوة الأولى يُوضّح لك الطريق.
2 عوامل التشتيت الرقمية والبيئية
إن صوت إشعارات البريد الإلكتروني يعمل مثل جرس كلب بافلوف ويدمر تركيزك.
- إيقاف تشغيل الإشعارات: قم بتعطيل جميع التنبيهات غير الضرورية على هاتفك وجهاز الكمبيوتر الخاص بك.
- قم بتنظيف بيئة العمل الخاصة بك: يساعد المكتب النظيف على خلق عقل هادئ ومركّز.
- حدد حدودًا للتركيز: إذا كنت تعمل في مكتب، فأظهر للآخرين أنك بحاجة إلى بعض الوقت للتركيز من خلال استخدام سماعات الرأس أو وضع علامة على باب الغرفة.
3 الإفراط في الالتزام وعدم قول "لا"
إن تحمل مسؤوليات تفوق قدرتك على التحمل هو أسرع طريقة لخفض جودة العمل وزيادة التوتر. تذكر قاعدة 80/20 : 80% من نتائجك تأتي من 20% من أنشطتك. ركز على هذه الـ 20% المهمة، وتعلم أن ترفض باحترام الطلبات غير الضرورية.
الخطوة 4 في طرق زيادة الإنتاجية: خلق توازن مستدام بين العمل والحياة
الإنتاجية الحقيقية لا تعني العمل أكثر، بل تعني العمل بذكاء حتى يكون لديك ما يكفي من الطاقة والوقت لحياتك الشخصية.
1استخدم التكنولوجيا لتقليل السفر غير الضروري
يمكن لأدوات مثل مؤتمرات الفيديو أن تحل محل العديد من الاجتماعات الشخصية، مما يوفر لك الوقت والمال.
2 خذ العمل عن بعد والجداول الزمنية المرنة على محمل الجد
إذا سمحت وظيفتك، فإن العمل عن بُعد، ولو ليوم أو يومين أسبوعيًا، يُغنيك عن التنقل ويُتيح لك التركيز العميق. كما تُساعدك جداول العمل المرنة على إدارة عملك ومسؤولياتك الشخصية بشكل أفضل.
3 استثمر في طاقتك
الإنتاجية لا تقتصر على إدارة الوقت فحسب، بل تشمل أيضًا إدارة الطاقة . الحصول على قسط كافٍ من النوم، وتناول طعام صحي، وممارسة الرياضة بانتظام، كل ذلك يمد عقلك وجسمك بالوقود اللازمين للحفاظ على التركيز والإبداع.
الآن جاء دورك: اتخذ الخطوة الأولى لزيادة الإنتاجية
إن الإجابة على سؤال "ماذا أفعل لزيادة إنتاجيتي؟" ليست حلاً سحريًا، بل نظام ذكي ومستدام. ستساعدك أدوات الإنتاجية التي نوقشت في هذه المقالة - من الوعي الذاتي وتحديد الأهداف إلى إدارة العقبات وتحقيق التوازن - على التحكم في وقتك وطاقتك.
تذكر أن الإنتاجية مهارة، وكأي مهارة أخرى، تتحسن بالممارسة والتكرار. ابدأ اليوم باختيار وتطبيق إحدى هذه التقنيات، وشاهد أثرها المذهل على حياتك المهنية والشخصية.